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Les appellations de cette méthode

Que vous appeliez cela le cycle PDCA, le cycle PDSA (avec le S pour étudier), le cycle de Deming ou le cycle de Shewhart, une chose est sûre : Planifier – Réaliser – Vérifier – Assurer/Améliorer vous aidera à mettre en œuvre des améliorations dans votre organisation. PDCA porte de nombreux noms car il s’est avéré un outil extrêmement utile pour la gestion de projet, Six Sigma et l’amélioration des processus. Comme il se doit, le cycle de Shewhart comporte quatre étapes :

Planifier – Réaliser – Vérifier – Assurer et Améliorer

Vous devez utiliser PDCA à tout moment :

Lorsque vous devez apporter des améliorations continues à un processus.

Lorsque concevez un nouveau processus.

Lorsque vous implémentez des modifications dans un processus ou un projet existant.

Lorsque vous avez besoin de définir un processus de travail.

Lors de la définition d’un nouveau service ou produit.

Planifier

« Planifier » est un processus en deux étapes. La première étape consiste à identifier et à définir un problème existant dans un processus. La deuxième étape consiste à analyser ce problème. Au cours de ces deux processus, de nombreux outils et étapes devront être mis en place, notamment :

Déterminer la cause du problème.

Déterminer les interventions nécessaires pour corriger le problème.

Déterminer quels sont les résultats attendus.

Déterminer qui seront les parties responsables de l’amélioration du problème.

Planifier des étapes de correction.

Planifier des ressources.

Justifier le besoin d’amélioration.

Déterminer les métriques pour l’amélioration.

Cartographier le processus à l’aide d’un organigramme ou d’un autre outil utile.

Recueillir toutes les données liées au problème.

Réaliser

Une fois le plan créé, la déclaration d’étendue du projet validée et le calendrier établi, il est temps d’exécuter le plan. Au cours de cette phase, une solution sera :

Mises-en œuvre à titre d’essai.

Contrôle continu (voir l’étape suivante) pour l’efficacité.

Implémenter de manière permanente (si l’essai est réussi).

Mesurer pour la performance.

Utiliser pour former les employés sur l’amélioration de la qualité.

Vérifier

Une fois que la mise en œuvre de la solution a été lancée, à l’aide de la méthodologie d’amélioration PDCA, vous devez suivre les performances de cette solution au fil du temps. Prenez le temps de comparer la qualité du produit ou du service avant et après la mise en œuvre. Répondre aux questions suivantes :

La mise en œuvre d’un changement a-t-elle atteint les résultats souhaités ?

Est-ce-que la mise en œuvre ou le changement a bien fonctionné ?

Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?

Qu’a-t-on appris de la mise en œuvre ?

Il convient de tirer parti de toutes les connaissances acquises au cours de l’essai. Si, par exemple, vous n’atteignez pas les résultats souhaités, vous devez revenir à la première étape et réexaminer votre analyse de la cause première. Peut-être avez-vous identifié la mauvaise cause de vos problèmes. Assurez-vous également de communiquer avec les autres sur ce que vous avez trouvé.

Si, au contraire, vous constatez que vous avez obtenu les résultats souhaités, vous pouvez passer à la phase « Réaliser » du cycle de Deming.

Assurer et Améliorer

Si votre plan fonctionne (et après quelques tentatives d’optimisation de votre processus, il devrait l’être), il est temps de normaliser l’amélioration de vos processus et de la mettre en œuvre dans toutes vos pratiques métier. Au cours de cette dernière phase du cycle PDCA, vous souhaiterez :

Identifier tous les besoins en formation pour la mise en œuvre complète de l’amélioration.

Adopter pleinement la solution pour l’amélioration des processus.

Continuer à surveiller votre solution.

Voir si vous ne pouvez pas améliorer la solution grâce à d’autres implémentations.

Trouver d’autres opportunités d’amélioration.

La méthodologie d’amélioration PDCA, comme la gestion de la qualité totale, est une méthode continue. Cela signifie que vous n’interrompez pas le cycle PDCA une fois que vous avez atteint un objectif. Au lieu de cela, vous « faites mousser, rincez, répétez » et trouvez continuellement des moyens d’améliorer vos produits, services et processus au fil du temps.