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Dans toute entreprise, la recherche de la performance doit être l‘objectif de tout le monde. Pour ce faire, il est important de mettre en œuvre le système de gestion de la qualité. À la suite de son instauration, il vous faudra obtenir une certification. Cette dernière s’acquiert grâce à un audit de certification iso 9001. Que faut-il savoir à ce sujet ? Découvrez-le à travers la lecture de cet article.
L’iso 9001 est une norme qui établit l’ensemble des exigences nécessaires pour avoir un système de gestion de la qualité. L’audit de certification iso 9001 est l’étape finale à franchir afin d’obtenir la certification iso 9001. Pour ce faire, votre entreprise sera contrôlée par un auditeur externe. Il évaluera votre système de gestion de la qualité et tous documents indispensables afin de déterminer si vous répondez aux exigences iso 9001.
En se basant sur ces conclusions, l’auditeur vous remettra la certification où vous indiquera les corrections à apporter afin de l’acquérir. Alors, il est important de vous préparer en conséquence.
L’audit iso 9001 interne de qualité est un test pendant lequel votre entreprise fait l’évaluation de son système de gestion de la qualité (SMQ) afin de déterminer sa conformité avec les normes. Généralement, il est important de le faire lors de la mise en place du SMQ ou après l’obtention de la certification.
Alors, si vous souhaitez obtenir l’accréditation, la préparation est votre meilleure arme. C’est là l’intérêt de l’audit interne. Vous découvrirez tous les points faibles de votre système de gestion de la qualité.
C’est une opération qui vous permettra de suivre vos progrès et d’apporter les mesures de corrections adéquates pour répondre aux attentes de la certification. Pour vous aider, vous pouvez recourir aux solutions proposées par Kostango. Elles vous permettront de dynamiser la réalisation de vos audits. Vous pourrez automatiser vos tâches et faire le traitement des non-conformités.
Afin de réaliser l’audit internet dans votre entreprise, vous devez choisir l’un de vos employés. Il peut également être fait par un sous-traitant. Toutefois, vous devez vous assurer du fait que les personnes que vous avez sélectionnées ont été formées à la norme iso 9001. La formation peut leur être offerte en même temps que vous mettez en place le système de gestion de la qualité. Cela permettra de faciliter la transition.
Par ailleurs, vous devez veiller à choisir de nombreux auditeurs internes afin qu’ils puissent faire le contrôle à tous les niveaux de votre organisation. Par exemple, vous pouvez sélectionner 3 à 5 auditeurs pour couvrir tous les domaines. La règle de base est de prendre 10 % d’employés pour réaliser les audits. Alors, si vous avez 500 salariés au sein de votre structure, il vous en faudra 50.
Lors du choix de vos auditeurs, il est indispensable de sélectionner des individus qui arrivent à communiquer avec aisance et ceux qui peuvent déceler les problèmes et les résoudre. Les compétences interpersonnelles sont également les qualités d’un bon auditeur.
Si vous avez déjà des responsables iso 9001 au sein de votre organisation, vous pouvez faire de cet employé votre auditeur interne. Vous ferez un contrôle dans les bonnes conditions puisqu’il est déjà formé aux normes 9001.
Au cours de l’audit iso 9001 réalisé en interne, les membres que vous aurez désignés seront chargés de faire une comparaison entre votre système de management de qualité aux normes iso 9001. Pour commencer, ils expliqueront aux employés le déroulement de l’opération avant de commencer l’audit. Ils se chargeront aussi de répondre aux questions posées par les audités.
Après, l’audit interne proprement dit pourra commencer. Les auditeurs évalueront tous les problèmes et les failles possibles. Par ailleurs, ils détermineront s’il existe des éléments pouvant constituer un frein à votre éligibilité à la certification iso 9001. S’ils constatent des problèmes, ils demanderont de prendre les mesures qui s’imposeront.
Il est important de se préparer pour obtenir la certification iso 9001 proprement dite. Pour ce faire, il existe des mesures qui doivent impérativement être prises.
Vous devez établir un plan qui contient toutes les tâches que vous devez réaliser afin de vous mettre en conformité avant la réalisation de l’audit iso 9001. Vous devez les mettre en œuvre le plus rapidement possible afin qu’ils soient intégrés à votre système de management de la qualité avant la date du prochain audit interne. Par conséquent, les auditeurs seront en mesure de vous dire si vous êtes en règle ou s’il y a des corrections à apporter à votre SMQ.
Pour préparer votre audit iso 9001, vous aurez entre deux à trois mois. Vous devez donc profiter de ce délai afin de vous mettre à jour. Faites des contrôles internes et assurez-vous de les prendre au sérieux, car c’est d’eux que dépend votre certification.
Il est vrai qu’il n’est pas obligatoire de maitriser complètement les normes ISO 9001. Néanmoins, vos employés doivent être au courant du minimum afin de comprendre ce sur quoi ils seront audités et ce que l’auditeur attendra d’eux.
Enfin, il est important de préparer votre équipe, de vérifier la mise en œuvre des actions et de suivre les procédures normales.
Le processus d’audit iso 9001 commence par une réunion d’ouverture au cours de laquelle l’équipe de direction et les auditeurs externes se rencontreront afin de discuter de multiples sujets. Ensuite, les experts feront le contrôle de votre système de management de la qualité en passant en revue tous les éléments mentionnés sur leur calendrier.
Ensuite, ils visiteront tous les départements de votre établissement afin de s’assurer du remplissage des exigences iso 9001. Enfin, ils poseront des questions à vos employés et rédigeront des notes sur tous les constats faits au cours de l’audit.
Au bout de cette étape, ils vous feront part de leur constat et vous diront les mesures à prendre afin d’obtenir votre accréditation. Dans le cas où il n’y aurait pas de problème, vous aurez votre certificat dans l‘immédiat.
L'ensemble du processus de mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité dans votre organisation selon les normes ISO 9001 en vaut bien le temps et l'argent. Si l'audit externe ISO 9001 peut sembler intimidant parce qu'il détermine votre statut de certification, votre entreprise pourra en apprendre beaucoup plus sur votre organisation, ses forces et ses faiblesses. Pour vous aider, il existe une solution digitale, collaborative intuitive et efficace de kostango.
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