Dans son article intitulé « The Top Ten Email Blunders that Cost Companies Money », Debra Hamilton indique que même les petites entreprises de 100 employés perdent 420,000 dollars par an en raison d'une communication par courrier électronique inefficace.
Au fur et à mesure que le courrier électronique est devenu l'outil standard des communications professionnelles modernes, ses inconvénients sont devenus beaucoup plus imposants. Vous serez peut-être surpris d'apprendre que, malgré ses vertus de communication rapide, le courrier électronique s'est aussi silencieusement transformé en un énorme gouffre financier.
Qu'il s'agisse du temps et de l'attention que les employés consacrent à la communication, des failles de sécurité potentielles ou de la perte de propriété intellectuelle, il y a des considérations à prendre pour améliorer les systèmes sur lesquels compte votre organisation. Cet article étudie ce que l'e-mail coûte à votre entreprise et ce que vous pouvez faire pour l'arrêter.
L'utilisation du courrier électronique au cours des 20 dernières années a augmenté exponentiellement. En 2006, les employés répondaient déjà à une moyenne de 50 e-mails par jour, tandis qu'en 2019, Radicati Group a révélé que les travailleurs écrivaient en moyenne 126 e-mails auxquels ils répondaient quotidiennement.
Selon leur rapport publié en 2018 qui s’intitule « ce que nous avons appris en analysant 225 millions d'heures de travail », RescueTime a compilé les habitudes de travail de 50 000 utilisateurs. Plus d'un tiers des personnes consultaient leur boîte de réception toutes les trois minutes ou moins.
Il est devenu évident de constater le préjudice que cause la sursaturation d’e-mails à la productivité. La rédaction, la vérification et la réponse aux e-mails se confondent désormais avec le travail réel. Selon Career Builder, les employés y consacrant jusqu'à 23 % de leur journée.
Thierry Breton ex-PDG d’Atos a décidé de passer à l'action. Même si son entreprise compte plus de 100 000 employés répartis dans de multiples bureaux, dans de nombreux pays, il estimait que les distractions causées par les emails créaient des employés inefficaces. Bien qu'Atos n'ait pas encore atteint son objectif d'un lieu de travail zéro courrier électronique, l'entreprise a réussi à réduire de 60 % le nombre d'e-mails. Des corrélations montrent que ces changements expliquent en partie pourquoi le bénéfice par action a augmenté de 50 % et les coûts administratifs sont passés de 13 % à 10 %.
Le temps passé à communiquer par emails asynchrones a un effet délétère sur la satisfaction au travail. Les employés se retrouvent généralement à répondre à des courriels toute la journée (même en dehors des heures de travail) pour pouvoir mener à bien leurs projets et respecter les délais. Lorsque la satisfaction au travail diminue, le taux de rotation augmente. Selon les estimations de Gallup, le coût de remplacement d'un employé par une entreprise donnée s'élève à la moitié de son salaire annuel.
Garder vos employés épanouis est bon pour vos résultats. La nécessité de répondre rapidement tout en respectant les délais, l'épuisement dû à la surcharge de travail et à l'obligation d'être joignable en dehors des heures de travail sont autant de facteurs qui contribuent à un taux de rotation élevé. Vous devrez établir une démarche de résolution afin contourner la génération de ces coûts.
La propriété intellectuelle ne se limite pas aux brevets, aux marques et aux méthodes utilisés par votre entreprise. Elle englobe l'ensemble des informations détenues par votre organisation dans le cadre de ses activités. Toutes les décisions, données, conversations et méthodologies liées à votre entreprise commerciale sont incluses.
Chaque membre de votre équipe détient à son échelle des informations contextuelles sensibles. Chacun doit se conformer à des processus décisionnels spécifiques. Une grande partie de ces données est contenue dans les archives de messagerie individuelles, dont l'indexation est notoirement faible ce qui les rend difficiles à rechercher.
En outre, les fils de messages électroniques sont archivés séparément des projets auxquels ils sont liés. Cela signifie que toutes les informations liées aux décisions stratégiques sont archivées dans une plateforme de messagerie non consultable, découplée du contexte qui les rend précieuses.
Si l'un des responsables de votre organisation décide de partir, son successeur a désormais deux options :
1. Obtenir l'autorisation du service informatique de fouiller dans les archives de courrier électronique de l'ancien employé
2. Tout recommencer et réorienter l'ensemble de l'équipe autour d'un nouveau processus, ce qui risque d'entraîner un sentiment de frustration et d'épuisement chez les collaborateurs
Le courrier électronique est un média intrinsèquement peu sûr. Les messageries électroniques ne permettent généralement pas d'automatiser les protocoles de sécurité obligatoires tels que le cryptage et le VPN. Il faudra utiliser un grand nombre de logiciels, de matériels et de ressources informatiques dédiés pour faire respecter les normes de sécurité.
Pensez-y de la manière suivante : En l'absence d'une véritable base de données centrale, la plupart des collaborateurs utilisent Excel ou Google Sheets pour partager des données par courrier électronique. Les feuilles de calcul et les courriels n'ont que peu ou pas de fonctions d'autorisation, de sorte qu'il n'y a aucun moyen de contrôler ou de suivre l'accès à un courriel donné, avec toutes ses pièces jointes, ses liens et ses mots de passe.
40 % des comptes de messagerie font l'objet de cyberattaques chaque semaine. Jolera
En cas de violation de la sécurité, toutes les données sensibles auxquelles l'adresse électronique a accès sont compromises. Il peut s'agir d'informations exclusives, d'informations sur les comptes de l'entreprise ou, pire encore, de données relatives aux clients. Si les informations personnelles de vos clients sont envoyées par feuille de calcul dans un courriel, toute l'organisation risque un procès dont le coût est variable.
C'est l'un des domaines dans lesquels Kostango excelle. Même avant la pandémie COVID-19, les outils de communication numérique gagnaient en popularité pour maintenir la productivité. Quel est l'intérêt des outils de chat intégrés par rapport à une application autonome ?
Les entreprises qui ont intégré des outils de communication efficaces dans leurs systèmes ont vu leur taux de rétention des employés augmenter de 450 %. Goremotely
Le chat intégré comble les lacunes du courrier électronique. Il constitue un excellent outil pour les questions rapides, les discussions de groupe et le partage de fichiers. En outre, cette solution permet aux entreprises d'utiliser leurs propres serveurs pour stocker les données. Ceci leur donne plus de latitude pour répondre aux menaces de cybersécurité.
Lorsqu'il est intégré à d'autres logiciels, le chat a le potentiel d'être beaucoup plus sophistiqué qu'une simple messagerie instantanée. Lorsque le chat peut fonctionner comme un système de partage de fichiers et d'archives consultables, il peut supplanter le courrier électronique. Il y a une raison majeure pour laquelle les communications intégrées ont un si fort potentiel. Il s'agit d'une solution moderne à un problème discret que personne n'a vraiment remarqué jusqu'à récemment : séparer l'information de son contexte supprime la majeure partie de la valeur de cette information. En gardant les conversations consultables et en les liant étroitement aux applications, aux enregistrements et aux fichiers dont il est question, vous pouvez améliorer la pertinence de toute information et de son contexte. Voici quelques chiffres à ce sujet :
En intégrant le chat à l'ensemble du processus opérationnel, vous éliminez les silos de communication entre les services, vous augmentez le partage des informations et vous facilitez la transformation des connaissances uniques des employés en connaissances institutionnelles facilement consultables.
Exemple : un responsable peut quitter une entreprise au bout de cinq ans. En choisissant un logiciel de gestion des tâches avec chat intégré, par exemple, toutes les conversations qu'il a eues sont associées à des enregistrements archivés et consultables. S'il y a des informations sensibles auxquelles son successeur doit avoir accès, les autorisations d'accès sont déjà définies par le document lui-même, de sorte que toutes les informations qui s'y rapportent sont déjà confidentielles.
Lorsqu'une entreprise se développe au point de devoir gérer plusieurs tâches, conversations et flux de travail à la fois, les applications personnalisées deviennent beaucoup plus intéressantes.
Afin de garantir de ne pas compromettre la productivité de votre organisation, pensez à la valorisation de votre communication. Vérifiez si l'une des situations suivantes s'applique à votre organisation :
Grâce aux outils de collaboration intégrés, les conversations seront :
Modernisez tous vos outils et dynamisez tous vos processus opérationnels dans un même espace
