Comment créer un système de Lean digital en quelques heures ?

Le Lean management est incontournable dans toute entreprise, manufacturières ou non, cherchant à minimiser ses pertes en termes de sécurité, qualité, coûts, délai, bien-être du personnel, environnement, etc.

Activité extrêmement collaborative qui rassemble l’ensemble des organes opérationnels de l’entreprise, c’est une excellente candidate à la digitalisation. Facilitation de l’échange d’information, remontée terrain par téléphone, amélioration de la capitalisation, les bénéfices sont nombreux et le retour sur investissement n’est plus à prouver.

Toutefois, malgré des méthodologies théoriques universelles héritées du Toyota Production System japonais, le Lean management revêt en pratique différentes facettes et dépend de la taille, du secteur d’activité et des processus internes de l’entreprise.

Les logiciels standards du marché sont souvent trop rigides et peinent à répondre aux besoins métiers variés des entreprises. Les nouvelles technologies low-code permettent de créer très facilement des systèmes digitaux de Lean management plus souples et plus puissants que les logiciels standards.

Nous vous expliquons dans cet article comment.

Périmètre

Nous construisons les cas d’usage les plus courants d’un système de Lean management (la liste est loin d’être exhaustive) :

• Système de pilotage des plans de progrès / A3.
• Système de remontée terrain (remontée d’observations, irritants ou incidents).
• Système de planification et réalisation de tours de terrain (aussi connus sous le nom de gemba walks).
• Dashboard d’animation de rituels quotidiens (ou Animation à Intervalle Court – AIC) avec remontée d’indicateurs.
• Consolidation des plans d’action.

Méthodologie

Comme pour tout logiciel métier, il s’agit de décomposer le système souhaité selon les grands axes suivants  :

• Le modèle de données, c’est-à-dire l’architecture des objets métiers – ou entités – des relations entre ceux-ci et des champs associés.
• Les workflows, c’est-à-dire les processus métiers mis en œuvre. Exemple : si je valide le bon d’intervention, alors il se passe ceci ou cela.
• Les logiques métiers de calcul, d’affichage, de mise en forme, etc.
• Les extensions collaboratives et métiers.
• Les dashboards d’analyse et de pilotage.
• Les rôles utilisateurs et leurs permissions.

Créer le modèle de données

Les entités métiers, leurs liaisons et leurs champs respectifs se déduisent facilement du périmètre fonctionnel :

• Entité Plans de progrès avec des champs relatifs à la caractérisation du projet (ou A3) et au suivi (avancement, contributeurs, etc.).
• Entité Observation avec des champs de caractérisation et un workflow de résolution de problème (type 8D).
• Entité Tour de terrain avec une extension de type Checklist.
• Entité Dashboard contenant les graphiques d’indicateurs de performance.
• Entité Actions avec des champs de pilotage (échéance, pilote, avancement, etc.). Toutes les entités précédentes peuvent engendrer des actions.

Soit, en version graphique :

Exemple d’un plan de progrès en version A3 avec les champs de classification :

Implémenter les workflows

Les workflows sont généralement matérialisés par le fameux champ « Statut » que l’on retrouve inévitablement en colonne dans toutes nos feuilles excel.

L’entité particulièrement concernée par un changement de cycle de vie est l’observation, soumise au processus de résolution de problème dans le cadre des instances de QRQC (Quick Response Quality Control).

Le workflow suit les étapes des processus de résolution de problème ou 8D :

Voici quelques autres exemples de workflow :

Plan de progrès : Ouvert / Clôturé / Standby

Audit : Planifié / En cours / En correction / Clôturé

Action : Ouverte / Vérifiée / Clôturée

Etc.

Câbler les logiques métiers

Il s’agit de logiques métiers apportant de la valeur ajoutée aux utilisateurs en termes d’accès à l’information, automatisation de tâches, ergonomie, etc.

Voici quelques logiques métiers pertinentes pour un système Lean management digital :

• Logiques d’escalation des observations.
• Création automatique d’une action lors de l’identification d’un point de contrôle KO lors d’un tour de terrain.
• Système de planification périodique des tours de terrain.
• Calcul automatique de la récurrence d’une observation en fonction de son thème ou de son intitulé.
• Alerte automatique à destination du responsable Sécurité lors de la remontée d’une observation grave de type sécurité.
• Calcul du nombre de reports d’échéance des action correctives
• Etc.

C’est ici que s’exprime toute la puissance des solutions low-code (et où d’ailleurs les solutions no-code peinent à fournir satisfaction) : être aussi performant que les systèmes experts grâce à des logiques métiers définies au bon endroit.

Ajouter les extensions collaboratives et métiers

Une fois l’aspect statique (modèle de données) et dynamique (workflows et logiques) mis en place, certains composants supplémentaires sont nécessaires soit pour faciliter le travail collaboratif, soit pour apporter des fonctionnalités métiers supplémentaires.

Voici quelques exemples d’extensions collaboratives :

• Forum de discussion : à activer pour toutes les entités. Elle permet aux utilisateurs de s’exprimer plus librement en bonne complémentaire avec le côté très structuré des formulaires.
• Système de pièce jointe : bien adapté pour livrer les preuves de résolution de problème par exemple.
• Système de checklist pour la réalisation de tours de terrain.
• Historique des actions utilisateurs faisant office d’« audit trail » tel que demandé par les normes pour assurer la bonne traçabilité des données.

Construire les dashboards d’animation et d’analyse

Les dashboards ont 2 fonctions :

• Animation des rituels quotidiens.
• Analyse des données.

Les indicateurs de performance et dashboards d’analyse peuvent énormément varier en fonction du besoin utilisateur. Une personnalisation totale doit être possible.

Concernant l’animation des rituels quotidien, il s’agit de représenter les indicateurs clés de performance de l’activité, souvent selon la structure SQCDP (Sécurité - Qualité - Coûts - Délais - Personnel).

Les sources de données peuvent varier en fonction de la nature des données :

• Données internes de l’application, venant des systèmes décrits précédemment : observations, tours de terrain, audits, etc.
• Données externes venant de l’ERP, du MES ou du WMS (à importer automatiquement avec un lien API).
• Données à ajouter à la volée lors des rituels.

Concernant l’analyse de données, voici quelques indicateurs courants :

• Note moyenne mensuelle des tours de terrain par zone ou par site.
• Nombre mensuel d’observations / actions entrantes et sortantes + encours.
• Décomposition des observations par thème (SQCDP).
• Pareto des causes racines des observations.
• Etc.

Définir les rôles et permissions

Il ne reste plus qu’à définir les rôles et permissions. Il est recommandé de commencer simplement en ouvrant tous les droits à tous les utilisateurs pour les premiers déploiements. Ensuite, vous pourrez commencer à restreindre les droits pour des besoins métiers ou techniques.

Voici un exemple de rôles relatifs à un logiciel de Lean management :

• Administrateur : accès total en lecture, écriture et suppression.
• Animateur : accès total en lecture et écriture.
• Auditeur : accès total en lecture et accès en écriture pour la réalisation des tours de terrain (mais pas de possibilité de modification des checklists).
• Utilisateur standard : possibilité de remonter des incidents et non-conformités uniquement.

Fonctionnalités avancées

Une fois votre Système de Lean digital configuré et opérationnel, il est possible d’implémenter des fonctionnalités avancées pour gagner davantage en efficacité.

Un exemple est l’interopérabilité avec le logiciel de gestion de la maintenance (ou GMAO) afin d’y transférer automatiquement les observations de type panne machine.

Enfin, il est également possible d’utiliser l’intelligence artificielle pour gagner davantage en efficacité. Un exemple est la proposition automatique d’un plan d’action correctif selon l’intitulé et la description de l’observation.

Conclusion

Le Lean management est un des systèmes les plus faciles à digitaliser à partir des technologies low-code, apportant des bénéfices immédiats par rapport aux supports traditionnels velleda, papier ou tableurs.

Les éditeurs traditionnels peinent à fournir des solutions digitales souples et agiles pour s’adapter aux processus variés des entreprises.

Enfin, les entreprises cherchent de plus en plus à se digitaliser tout en évitant de multiplier les logiciels. Une force des solutions low-code est leur capacité à mettre en œuvre divers cas d’application fonctionnels connexes tels que la Qualité / HSE, la gestion de projet ou encore la maintenance, apportant de très fortes synergies fonctionnelles et commerciales.