La gestion de projet nécessite un bon nombre d’activités permettant de le mener à bien la réalisation de certaines de ces activités requiert l’utilisation de logiciels informatique. Excel est le plus basique et le plus simple à utiliser comparé aux logiciels de gestion de projet. Cet article vous instruira sur les avantages puis les inconvénients de l’utilisation d’Excel pour la gestion de projet et vous présentera également les comparatifs de ce logiciel de gestion de projet.
Afin de produire un résultat, un produit ou un service satisfaisant, la gestion d’un projet fait appel à l’utilisation de techniques pouvant rendre la prise de décision beaucoup plus facile et rapide. L’une de ces techniques est l’utilisation des logiciels de gestion de projet dont le plus basique est Excel.
Excel est un outil se trouvant dans la suite des objets de travail de Microsoft office et comporte des modèles dont le rôle est d’aider à la gestion de projets. Ces modèles sont téléchargeables et utilisables de façon gratuite. Les modèles Excel de gestion de projet permettent de facilité le suivi du statut des projets pour les gestionnaires de projet et la communication du progrès entre les parties prenantes et les équipes. Cela aide également à la gestion des problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Les modèles Excel de gestion de projet les plus utilisés existant sont multiples et variées ; toutes comportant des fonctionnalités spécifiques.
Nous distinguons pour vous, quelques-uns :
Le model de projet du diagramme de Gantt dont le rôle est d’organiser et de suivre le planning des projets sur un diagramme appelé diagramme de Gantt. Ce model vous permet de spécifier les dates de débuts et de fin de chaque activité et tache à réaliser dans vos projets.
Il existe également le model de suivit de projet qui permet au gestionnaire de projet de gérer et de suivre plus facilement les détails du projet en obtenant un aperçu de l’état d’avancement du projet.
Egalement, le model de plan de projet agile aide à gérer le planning de projet de façon visuelle. La durée des taches, les échéances, les détails les plus agiles peuvent également y être établies. Il vous aide aussi à organiser les ressources pour vous aider à mettre en bonne voie les sprints de votre projet agile.
Bien d’autres modèles existent pour mener à bien la gestion de projet. Les modèles de budgétisation de projets, les modèles de liste de taches, les modèles de planning, de projet, le model de suivi des problèmes, celui de feuille de temps de projet et de risque de projet et aussi, le model de tableau de bord de gestion de projet. Excel est un outil efficace pour la gestion des projets quel que soit leur taille. Cet outil comme tout bon outil de travail présente des avantages et des limites et inconvénients.
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• La rapidité de la mise en place du logiciel Excel. En effet, Excel est très facile et rapide installer sur votre machine. Son utilisation ne comporte pas assez de complications ce qui le rend simple.
• Les données entrées et traités sur Excel sont présentés sur une même page. Cela rend le travail moins stressant et moins embrouillant.
• Excel ne vous demandera pas de couts supplémentaires. Cet outil est équipé d’une seule licence donc aucun besoin d’achat de licence.
• Excel est très flexible. L’outil vous donne la possibilité de modeler la forme de son contenu à travers ses lignes et colonnes et ses feuilles de calculs qui vous offrent une grande palette de possibilités.
• La simplicité de la fusion des données, du déplacement des données d’une colonne à une autre, d’une ligne à une autre, l’aisance des calculs à effectuer rendent la gestion de projet vraiment souple.
Des limites ont été trouvé à Excel pour gestion de projet avec le temps.
• Excel n’a pas une fonction de datage automatique des commentaires ajoutés et cela rend le suivit de prospect difficile voire impossible. En effet, sur Excel, le datage des commentaires est une tache laissé à l’utilisateur
• Excel n’a pas une fonction d’ajout de pièces jointes. Sur cet outil, il est impossible de munir les données entrées de pièces importantes comme par exemple les devis et les cahiers de charge.
• Pour la gestion de projet sur Excel, il est accablant de créer un fichier par besoin. En effet, dès qu’on a besoin d’un nouveau fichier, la nécessité de créer un nouveau fichier s’impose. Cela peut prêter à des confusions, occasionner des pertes inutiles de temps et se montrer ennuyant.
• L’interface d’Excel est limitée : Excel contient un nombre infini de colonnes et de lignes et on peut y créer le nombre voulu de feuilles de calculs. Prendre l’habitude d’utiliser Excel occasionne des pertes en lisibilité. En effet, les informations sont présentées dans un grand tableau et on peut facilement s’y perdre.
• Excel est aujourd’hui dépassé par des logiciels plus performants et adaptées à répondre à des attentes plus spécifiques.
Afin de corriger les limites et de réduire les inconvénients de l’utilisation d’Excel gestion de projets, des logiciels plus adaptés ont connus le jour. Parmi eux, des logiciels de gestion de projet tels que MS Pro, très complet et bien connu, il offre une grande ligne de fonctionnalités pour planifier tout type de projet. Sa prise en main est néanmoins difficile Egalement, nous avons des logiciels en ligne qui sont des logiciels de gestion de tâche facile à prendre en main et très visuel. Ils réservent un espace de commentaire très centrée sur les taches. Les fonctionnalités de ces logiciels sont limitées pour la gestion de projets très poussés.
Finalement Excel n’est pas si optimal pour la gestion de projet cela dit plusieurs autres logiciels présentent des avantages et fonctionnalités adaptés à la gestion de projets qu’on ne retrouve pas dans Excel. Pour en savoir plus, cliquez ici
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