10 étapes pour réussir un système de suggestions des employés

Sur le terrain
November 6, 2019

Un système de suggestions des employés est souvent recommandé pour aider les entreprises à exploiter le potentiel non utilisé des collaborateurs.Aujourd'hui, il est entendu que l'atteinte d'un meilleur niveau d'excellence opérationnelle résulte de l'adoption des principes fondamentaux de la culture d'amélioration continue. L'excellence opérationnelle est le résultat de l'adaptation réussie aux changements qui se produisent continuellement dans et autour d'une organisation.

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Sommaire

1. Assurez-vous que le top management s'engage √† cr√©er le syst√®me de suggestion.2. S√©lectionnez un responsable et une √©quipe de conception efficace3. Comprendre le processus4. D√©velopper un arbre de suggestion5. D√©terminer l'autorit√© de r√©vision et d'approbation pour les suggestions √©mises6. Incitations et r√©compenses7. D√©terminez comment les suggestions sont encourag√©es, collect√©es et examin√©es8. La formation des participants9. Lancer une exp√©rimentation10. Confirmez la conception finaleLe processus recommand√© pour la cr√©ation et la mise en Ňďuvre d'un syst√®me de suggestion est le suivant :

1. Assurez-vous que le top management s'engage à créer le système de suggestions.

Il faut comprendre qu'un syst√®me de suggestion n'est pas qu'un simple outil, mais une partie importante des initiatives d'am√©lioration continue. La direction doit comprendre les co√Ľts associ√©s √† la cr√©ation d'un syst√®me de suggestions, notamment:

  • Le temps de conception et de gestion du syst√®me
  • Le co√Ľts de formation
  • Le co√Ľts du mat√©riel
  • Les co√Ľts des incitations et des r√©compenses favoriser la participation

2. Sélectionnez un responsable et une équipe de conception efficace

Le responsable du système de suggestion devra être un cadre supérieur qui a la confiance et le respect du reste de la direction. Il devra être familier avec les opérations quotidiennes de l'entreprise. Il devra être connu des collaborateurs. L'équipe de conception d'un système de suggestion devra être multifonctionnelle et inclure des personnes de différents niveaux hiérarchiques au sein de l'entreprise.Toutes les décisions finales de conception devront être revues et acceptées par le responsable qui aidera l'équipe à les présenter au reste du top management pour examen et approbation.

3. Comprendre le processus

La compréhension de la façon dont les gens font des suggestions et de la manière dont ces suggestions sont reçues et suivies est cruciale.L'efficacité du système de suggestion actuel devra être évaluée. Un examen de l'activité de suggestion d'une entreprise devra inclure :

  • Le nombre de suggestions g√©n√©r√©es par semaine / mois et par zone de travail
  • Les sources de ces suggestions - op√©rateurs, superviseurs, vendeurs, clients, etc.
  • Comment les suggestions sont analys√©es et comment elles sont approuv√©es ou refus√©es
  • Le processus utilis√© pour la mise en Ňďuvre des suggestions
  • Le ratio entre les suggestions √©mises, suggestions approuv√©es et suggestions mises en Ňďuvre
  • Les m√©canismes de feedback pour informer les gens des suggestions et de leur maturit√©
  • Toute politique de r√©compense ou de renforcement √† l'efficacit√© de son ex√©cution
  • Une √©valuation pr√©cise des atouts et des faiblesses de l'activit√© de suggestion actuelle

4. Développer un arbre de suggestion

En utilisant la compr√©hension des m√©thodes actuelles, il est possible de d√©velopper un ¬ęarbre de suggestion¬Ľ. Un arbre de suggestion d√©crit comment les propositions doivent √™tre trait√©es selon leur nature.Par exemple, il est vivement recommand√© que, si une suggestion concerne l'espace de travail, n‚Äôentra√ģne aucun probl√®me r√©glementaire, ne n√©cessite qu'un investissement faible et peut se faire dans un laps de temps limit√©, alors la personne ou l'√©quipe peut mettre en Ňďuvre l'am√©lioration sans approbation. Cependant, les r√©sultats de cette mise en oeuvre devront √™tre contr√īl√©s.

5. Déterminer l'autorité de révision et d'approbation pour les suggestions émises

Il s'agit de d√©terminer comment les initiatives d'am√©lioration doivent √™tre √©valu√©es et comment les r√©sultats sont rapport√©es. Ce processus permet d'identifier qui dans l'entreprise va r√©viser le syst√®me de suggestions et qui les approuve pour la mise en Ňďuvre.Il est bas√© sur :

  • La gestion des co√Ľts
  • La qualit√©
  • Le retour sur investissement
  • L'am√©lioration du bien-√™tre des collaborateurs
  • La morale
  • L' ex√©cution
  • Qui surveille l'√©tat d'avancement de l'ex√©cution

Id√©alement, les personnes qui ont propos√© la suggestion et celles qui ex√©cutent les am√©liorations devraient rapporter au reste de l'entreprise quelle √©tait la suggestion, ce qu'ils ont fait et ce qui s'est pass√©, en citant des r√©sultats concrets, et ce qui a √©t√© appris dans la mise en Ňďuvre de la suggestion. Dans la mesure du possible, la personne qui a propos√© la suggestion devrait participer √† sa mise en Ňďuvre.Une bonne solution digitale collaborative vous permettra de suivre l'avancement en temps r√©el de toutes les suggestions √©mises par vos collaborateurs, de plus elle vous permettra de capitaliser sur les bonnes pratiques qui seront facilement r√©utilisables pour vos d√©marches d'am√©liorations futures

6. Incitations et récompenses

Pour un système de suggestion des employés, il doit y avoir des conséquences appropriées associées aux suggestions et initiatives prises : l'incentive. Ces conséquences encourageront la suggestion et la participation. Idéalement, un système de suggestion doit soutenir et renforcer les engagements des collaborateurs vis-à-vis des valeurs fondamentales de l'amélioration continue :

  • L'apport de valeur au client
  • Des d√©cisions bas√©es sur les faits pour amorcer le changement
  • La cr√©ation d'une culture d'√©quipe pour assurer l'agilit√© et l'adaptabilit√©

L'incentive peut √™tre tangible (quelque chose qui repr√©sente une valeur physique pour une personne) ou intangible (le plaisir ou la satisfaction mentale que la personne ressent en recevant une r√©compense).Les entreprises utilisent souvent le concept d'un ¬ę magasin des r√©compenses ¬Ľ o√Ļ, √† la r√©alisation, les participants sont en mesure de choisir parmi diff√©rents √©l√©ments tangibles.Le syst√®me d'incentive doit √™tre mis en place avant que le syst√®me ne soit test√©.Il faut clairement d√©finir comment les r√©compenses sont fournies et par qui ? Une incoh√©rence ou une confusion dans l'attribution des r√©compenses peut avoir des cons√©quences n√©fastes dans l'implication des salari√©s.

7. Déterminez comment le système de suggestions est encouragé, collecté et examiné

Identifiez clairement comment:

  • Les suggestions seront encourag√©es, document√©es et recueillies
  • Le statut d'une suggestion sera communiqu√©
  • Les processus vis-√†-vis de l'arbre de s.uggestion seront √©valu√©s
  • Les actions d'ex√©cution d'une suggestion seront assign√©es et suivies
  • Les r√©sultats de l'action seront √©valu√©s

Les concepteurs doivent garder √† l'esprit que, peu importe √† quel point la planification est d√©taill√©e, des erreurs se produiront. Au d√©part, des confusions se produiront dans les processus d'approbation et r√©alisation. Apprendre quand faire quoi implique de la formation, du coaching et de la pratique. Les erreurs de jugement devront √™tre utilis√©es comme des enseignements, non critiqu√©es ou punies.Au d√©but de la mise en Ňďuvre, toutes les initiatives doivent √™tre renforc√©es. Les suggestions peuvent √™tre dimensionn√©es dans le temps gr√Ęce √† l'utilisation d'incentive et d'accompagnement.

8. La formation des participants

Toute personne impliqu√©e devra √™tre form√©e sur la fa√ßon dont le syst√®me de suggestion fonctionne. Les gens doivent comprendre leur r√īle dans le syst√®me. Les individus doivent √™tre form√©s aux outils, connaissances et comp√©tences sp√©cifiques n√©cessaires pour contribuer au syst√®me. Les employ√©s doivent √©galement acqu√©rir les comp√©tences n√©cessaires en mati√®re de capacit√© verbale, d'√©criture et de relations interpersonnelles.

9. Lancer une expérimentation

Informez les collaborateurs que leurs exp√©riences et leurs id√©es sont n√©cessaires pour am√©liorer le syst√®me et seront sollicit√©es pendant la p√©riode d'essai.Habituellement, trois √† quatre mois de tests sont n√©cessaires pour avoir suffisamment d'exp√©rience, de donn√©es et d'informations pour indiquer les points forts et les faiblesses du syst√®me, afin d'effectuer les ajustements n√©cessaires.Pendant ce temps, les personnes qui ont con√ßu le syst√®me et qui sont responsables de sa mise en Ňďuvre devront √™tre responsables de la mesure des performances du syst√®me et des am√©liorations √† apporter.Ils devront recueillir le feedback de tous les participants. Souvent, un syst√®me de suggestion est test√© dans un premier domaine et ensuite √©tendu √† d'autres lorsque les probl√®mes identifi√©s sont r√©solus. Il s'agit de poursuivre la recherche d'am√©liorations du syst√®me. Les am√©liorations propos√©es qui ajouteraient de la valeur au syst√®me devront √™tre test√©es et mises en Ňďuvre.

10. Confirmez la conception finale

Une fois que le syst√®me de suggestions fonctionne r√©ellement, il doit √™tre revu et am√©lior√© p√©riodiquement. Toyota Motors est un excellent exemple de r√©alisation d'une telles am√©liorations.Un syst√®me de suggestions ne fonctionne que s'il fait partie d'un effort int√©gr√© pour cr√©er une culture d'am√©lioration continue. La mise en Ňďuvre d'un syst√®me de suggestion contribuera √† la sant√© et √† la croissance future d'une entreprise, mais seulement si elle est li√©e √† une base qui supporte les valeurs fondamentales d'am√©lioration continue.

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