La gestion des opérations est une activité complexe, quelle que soit la façon dont on la conçoit. Pour réussir, les responsables doivent combiner les processus, les personnes et les machines dans l'ordre le plus efficace.
Mais souvent, l'épine dorsale qui maintient ces trois facteurs ensemble est le papier. Des plans d'assemblage en papier, des procédures opérationnelles standards en papier, des instructions en papier, des check-lists de contrôle en papier et des audits en papier. Le papier s'accompagne de processus supplémentaires pour gérer tout ce papier, ce qui accentue la complexité des opérations sans ajouter de la valeur. Les documents sont facilement perdus, détruits et deviennent rapidement obsolètes. Pour les conserver, vous devez les stocker quelque part, ce qui prend un espace précieux.
Cela va directement à l'encontre des principes du Lean et nuit à vos résultats. Sans compter que la consommation massive de papier n'est pas favorable à l'environnement.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur les avantages de la dématérialisation des processus opérationnels. Tous les concepts sont facilement transférables aux organisations qui cherchent à réduire les coûts, à limiter les documents mal gérés, à réduire leur empreinte environnementale, à améliorer la précision des données et à renforcer les performances grâce aux principes du Lean.
Lorsque des solutions moins coûteuses, plus efficaces et respectueuses de l'environnement sont disponibles, nous devons nous demander : Pourquoi ne pas passer à l’action en digitalisant nos opérations et mettant en œuvre des solutions zéro papier ? Quel que soit votre secteur d'activité, la réduction de l'utilisation du papier produira des résultats significatifs et réduira les dépenses.
Pensez à cet exemple de scénario : Vous disposez d'une équipe d'audit composée de trois personnes qui gagnent chacune 20€ de l'heure. Cette équipe passe en moyenne une heure par jour à manipuler du papier : mise à jour, impression, copie, classement, recherche, etc. Vous investissez, donc, au moins 3 heures ou 60€ par jour seulement dans la gestion des audits papier. Ce n'est pas un chiffre énorme jusqu'à ce que vous le considériez sur une année : 15 600€.
La réduction de l'utilisation du papier est la première étape de l’élimination des déchets. La mise en œuvre de solutions zéro papier, telles que les instructions de travail digitales, les audits numériques et la collecte de données, permettra à votre entreprise de gaspiller moins et de maîtriser la structure des coûts.
Le gaspillage dans l'industrie manufacturière est souvent appelé « Muda », un terme japonais qui signifie « futilité et gaspillage ». Il existe 8 catégories principales de Muda exacerbées par les processus papier. Ces Muda peuvent être atténuées par l'utilisation du Lean digital. Nous aborderons chaque Muda ci-dessous et expliquerons comment le Lean Digital corrobore à l’amélioration de vos opérations.
Une feuille de papier n'est accessible qu'à une seule personne à la fois. Vous pouvez imprimer plusieurs copies pour chaque collaborateur, mais les mises à jour apportées par chaque membre ne seront pas immédiatement consultables. En passant au zéro papier, la collecte des données et le partage des documents se font en temps réel, ce qui permet une prise de conscience et des résolutions rapides aux problèmes de qualité ou aux défauts.
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Le simple fait de numériser les données et, par conséquent, réduire l'utilisation du papier permet d'atténuer les défauts de votre chaîne de production de manière plus efficiente.
Outre l'impression et la copie d'un trop grand nombre de feuilles, une documentation non réglementée conduit à des informations peu fiables, ce qui entraîne une surproduction des produits. Grâce à une solution digitale de gestion des opérations, une production fiable et une planification des capacités sont basées sur la demande réelle (Juste A Temps JAT) via des liaisons avec votre ERP ou directement aux utilisateurs. Le concept JAT est utilisé pour prévoir avec précision les demandes de produits. En utilisant cette méthode, les besoins en matières et en stocks deviennent prévisibles et entraînent moins de gaspillage. En recourant au zéro papier, la surproduction peut être évitée grâce à une documentation réglementée et des données précises.
Le transfert d'informations et de données par le biais de dossiers et de documents papier est lent. Votre organisation peut accélérer le flux d'informations en passant à une solution digitale qui stockera, enregistrera, suivra et analysera les données pour vous. De plus, en mettant en œuvre des solutions de fabrication zéro papier, le suivi en direct de l'avancement de la production devient une réalité. Cela signifie que, grâce à la remontée des KPIs par exemple, les connaissances sur votre chaîne de montage seront disponibles en temps réel, ce qui permet aux responsables d’être plus réactifs à l’ajustement des ressources.
La gestion des dossiers papier demande du temps et de l'énergie. Les compétences des collaborateurs sont sous-utilisées à cause du tri de ces documents. En adoptant des solutions de fabrication zéro papier, vous redistribuez les talents vers des activités plus productives. Cela permet aux employés d'évoluer dans leur développement professionnel et d'améliorer la flexibilité du travail.
Les rapports papier ne permettent pas d'analyser les inefficacités du transport en temps réel. En utilisant des solutions multifonctionnelles qui permettent aux conducteurs, aux transporteurs et à la direction de se coordonner, vous obtiendrez un nouvel aperçu des opérations de votre organisation.
Si les documents papier sont à jour et correctement stockés, il est toujours difficile d'avoir une vision globale de votre inventaire. C’est encore plus pénible si les documents ne sont pas classés correctement. En adoptant des solutions de fabrication zéro papier, les données d'inventaire de votre entreprise seront plus accessibles et plus fiables. Vous connaîtrez en temps réel les matériaux de votre projet. Vous saurez également ce qui est nécessaire, quand et où. Cela réduit considérablement les dépenses d'inventaire sans valeur ajoutée.
Lorsqu'ils utilisent des instructions de travail sur papier, les employés doivent constamment arrêter ce qu'ils font, prendre le papier, le relire et le déposer... plusieurs fois au cours d'un processus d'assemblage. La digitalisation des instructions de travail donne l’accès aux employés à des instructions numériques en mains libres qui progressent au fur et à mesure qu'ils exécutent leurs tâches. La révision des instructions de travail devient beaucoup plus rapide. En outre, grâce à la collecte de données, cette solution permettra aux responsables de mettre rapidement en évidence les mouvements inutiles dans les processus de l'atelier. En offrant une meilleure visibilité du flux de production, votre entreprise disposera des outils nécessaires pour améliorer en permanence sa productivité et son efficacité.
La réimpression constante des documents devient rapidement fastidieuse et coûteuse. Avant la dématérialisation, les entreprises sont obligées de réimprimer constamment les documents ou d'utiliser des enregistrements inexacts qui entraînent des inefficacités et une dissonance des processus. Avec l'une ou l'autre de ces deux méthodes, l'entreprise effectue un traitement excessif.
En réduisant l'utilisation du papier et en mettant en œuvre des solutions d'instructions numériques, les opérateurs disposeront d’une vue générale sur les processus les plus efficaces à suivre. Cela réduit considérablement le travail inefficace et le traitement sans valeur ajoutée.
L'utilisation du papier est également préjudiciable à l'environnement, surtout si l'on considère qu'une quantité considérable est jetée. La production et le gaspillage de papier nuisent à l'environnement de plusieurs façons :
Dans ces conditions, le passage au zéro papier aura un impact positif significatif sur tous les aspects environnementaux. En réduisant l'utilisation du papier et en mettant en œuvre des solutions digitales de gestion des opérations, les entreprises peuvent évoluer vers une approche plus Lean et un monde plus vert.
La solution Kostango a pour vocation de se passer du papier en appuyant les avantages du digital dans un contexte Lean. Nous accompagnons les organisations dans la satisfaction de leurs besoins opérationnels grâce à une solution digitale mobile, visuelle et intuitive qui permet d’apporter des résultats tangibles et de résoudre de réelles problématiques de gestion.
Avec une solution zéro papier puissante, votre organisation aura une énorme opportunité de se débarrasser de la responsabilité environnementale, des coûts et des inefficacités associés aux processus papier. En passant à la dématérialisation, les dirigeants orientés vers le Lean ont su profiter d’un évident retour sur investissement.
Nous étudierons un cas d’application réel : les Audits parce qu’ils couvrent parce qu’ils couvrent presque tous les métiers de votre organisation. Nous parlons certainement des membres de votre équipe qui utilisent un stylo et du papier pour auditer vos processus administratifs, vos processus qualité, le respect des normes de sécurité, d'environnement, d'organisation, de maintenance et bien d'autres aspects. Ces audits peuvent être directement associés à votre programme 5S ou être complètement indépendants. Notre étude nous a permis d’identifier 4 avantages clés qui incitent à abandonner les audits sur papier au profit d'une plateforme digitale centralisée.
Le concept d'intégration est né du besoin de disposer d'un outil qui incorpore toutes les données précieuses entrantes et sortantes de l'atelier. L'intégration de votre fonction d'audit permet de réunir tous les flux de processus distincts et d'en simplifier la gestion. Il est également important de mentionner que l'intégration est un avantage considérable si elle est également mobile. Cela signifie que non seulement les responsables auront accès à la solution depuis les ordinateurs de leurs bureaux, mais qu'elle est disponible pour une multitude d'utilisateurs sur divers appareils. Ceci réduit la transcription redondante des données et les possibilités d'erreurs de saisie.
La traçabilité n'est pas possible sans stockage. Ces deux concepts semblent simples, mais si vous utilisez des audits sur papier, à quel point est-il facile pour vous de trouver une information spécifique ? Si votre audit est sur papier, rangé dans un classeur, vous pourriez avoir des difficultés à le rechercher. Vous pourriez même avoir du mal à classer vos documents selon les audits spécifiques, réalisés sur une ligne spécifique, pour un produit spécifique, par une personne spécifique, etc.
Pensez à une situation où vous savez qu'il s'est passé un incident qui a été documenté dans l'audit, mais vous ne vous rappelez pas de quand cela s’est produit. Vous parcourez, donc, des centaines, voire des milliers de documents pour essayer de trouver cette observation. Les systèmes zéro papier remplacent non seulement les classeurs par un lieu de stockage unique, mais ces rapports présentent deux avantages supplémentaires.
La sécurité est une préoccupation croissante et un élément incontournable pour espérer garder une longueur d'avance sur la concurrence. Actuellement, la pire pratique à faire est de conserver des informations sensibles dans des documents en papier, dans des armoires à dossiers. Même verrouillés, les classeurs seront notoirement faciles d'accès. Les solutions solides de dématérialisation contrôlent l'accès aux informations grâce à une authentification en plusieurs étapes. Dans un premier temps, un groupe de personnes sélectionnées disposera des informations d'identification nécessaires pour ajouter de nouveaux utilisateurs à l'application, qui se verront ensuite attribuer un rôle d'utilisateur limitant ou accordant des privilèges supplémentaires. Ce niveau de contrôle associe chaque utilisateur à un ensemble spécifique de fonctionnalités et empêche l'accès à des informations essentielles. Il est également simple que de modifier ou de supprimer les avantages d’utilisation. Outre le contrôle de l'accès des utilisateurs, vous pouvez également suivre l'historique des modifications apportées aux documents, de sorte que toute modification peut être rapidement attribuée à l'auteur approprié.
Le développement et l'exécution de tout processus de manière standardisée réduisent la variabilité et offrent à la direction une vue d’ensemble et une prévisibilité beaucoup plus claires. Le fait de savoir qu'un processus, et en particulier un audit, se déroulera de la même façon, quelle que soit la personne qui l’effectue, constitue un avantage considérable. Cela commence par des réponses standards aux questions d'audit, afin de pouvoir développer des tendances, et s'étend aux audits réalisés à la bonne date et à la bonne heure. Combien de fois recevez-vous des formulaires papier des opérations avec des champs manquants ou des réponses au mauvais endroit ? Qu'en est-il des signatures, de l'heure et de la date ? Une solution digitale éliminera cette variabilité dans votre processus en exigeant des réponses à des questions spécifiques et en automatisant l'utilisateur, la date et l'heure.
La puissance, la flexibilité et l’évolutivité d’une solution digitale permet de maîtriser la structure des coûts tout en accélérant le retour sur investissement. Les meilleures de ces solutions ont intégré des applications couvrant l’ensemble des processus de l'organisation dans une plateforme unique.
Cela signifie que même les petits fabricants ont accès à des outils qui peuvent réduire les coûts tout en améliorant leur position dans le paysage concurrentiel. L'erreur que commettent de nombreux industriels complaisants est de ne pas tenir compte des inefficacités qui réduisent lentement mais sûrement l'efficacité de l'organisation, en acceptant la situation actuelle sans réfléchir à ce qu'elle pourrait devenir. Les industriels avant-gardistes adoptent dès maintenant des solutions zéro papier qui leur permettent à la fois de se conformer aux principes du Lean et de participer à la résolution des problématiques environnementales émergentes.
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