Conscients que les longs rapports nuisent au temps que les dirigeants passent dans les usines, ils ont demandé que tous les types de rapports soient synthétisés en une seule page. Le format A3 étant le plus grand format de papier pouvant être faxé par les usines au siège social, cette technique est devenue connue sous le nom de méthode/rapport A3.
Qu'est-ce que la méthode A3 ?
La méthode A3 est un outil utilisé pour identifier les problèmes et proposer des solutions qui sont résumées sur un seul côté d'une feuille de papier. C'est un mode de pensée dynamique qui organise et synthétise les données de manière claire et objective pour atteindre l'objectif fixé.
Aujourd'hui, la taille d'une feuille de papier n'est plus une limitation. Malgré cela, la méthode reste largement utilisée car il ne s'agit pas d'un simple modèle ou formulaire, A3 est un outil Lean qui favorise la simplicité et le développement de la pensée systémique pour la résolution de problèmes.
Types de méthode A3
A3 Proposition ∕ Projet : utilisé dans le développement de projets avec un début, un milieu et une fin déterminés ou pour des indicateurs prédéfinis.
A3 Statut/Suivi : utilisé pour démontrer un indicateur, un travail ou un processus sur une période de temps.
A3 Résolution de problèmes
Méthodologie de la méthode A3
A3 est basé sur le concept PDCA (Plan-Do-Check-Act). Elle contient une structure divisée en étapes d'identification, de définition et d'étude de la situation actuelle pour l'analyse, les propositions et les plans d'action, en plus du suivi des résultats.
Généralement, la partie gauche présente l'état actuel (qui sert à identifier le problème) et la partie droite l'état futur (avec les contre-mesures possibles). L’A3 se lit de gauche à droite et de haut en bas.
Structure de l’A3
Il existe plusieurs options pour élaborer un rapport A3, mais il contient généralement les éléments suivants :
1 – Titre
Choisissez un titre pour le problème, la proposition ou l'amélioration à étudier.
2 – Définition
Décrivez le problème que vous essayez de résoudre ou d'analyser pourquoi il est pertinent et comment il affecte les objectifs de l'entreprise.
3 - État actuel
Ne ménagez pas vos efforts pour visualiser le contexte. Rendez-vous sur place, parlez aux personnes concernées et obtenez toutes les données nécessaires sur le problème ou l'amélioration étudiée.
Décrivez ce qui se passe, utilisez des faits et des dates, ou même des expériences passées similaires.
Indiquez l'endroit ou l'étape du processus où le problème se produit.
Utilisez des outils visuels pour illustrer le processus actuel, tels que des diagrammes de Pareto, des histogrammes, des diagrammes de dispersion, des organigrammes, etc.
4 - État souhaité ou objectif
Définissez ce qui va être fait, ce qui va être réalisé et quand attendre les résultats.
La visualisation de l'état futur peut être réalisée à l'aide d'un organigramme, d'une photo, d'un croquis ou d'un schéma.
Avec une analyse et des objectifs bien définis, définissez les contre-mesures et le mode d'action pour chacune d'elles.
Démontrez comment les actions proposées s'attaqueront aux causes spécifiques des problèmes ou des déviations identifiées dans l'analyse.
7 - Plan d'action
Déterminez qui est responsable de chaque tâche, avec des calendriers et des délais précis.
Vous pouvez utiliser l'outil 5 Pourquoi pour élaborer le plan d'action et les diagrammes de Gantt pour illustrer le clendrier, les personnes responsables et les actions.
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8 - Suivi
Définissez les indicateurs ou métriques pour évaluer et valider le succès (ou l'échec) de la mise en œuvre.
Vérifiez les résultats obtenus.
Standardisez ce qui fonctionne.
Communiquez les résultats à toutes les personnes concernées et effectuez une formation (assurez-vous que tout le monde est au courant des changements).
